Sistemas de ordenación documental
mayo 30, 2017 at 11:51 ,
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SISTEMA Alfanuméricos
este sistema combina el principio alfabético con el numérico. Se puede utilizar enla ordenación de la series de una dependencia cuando están representadas conlas letras del alfabeto que identifican la oficina productora, seguido de los dígitosde series y subseries. Por ejemplo:
En la Secretaría Ejecutiva:
SE-O1 Actas
SE-O1-O1 Actas de Junta Directiva
SE-O2 Informes
SE-O2-O1 Informes de Actividades
SE-O2-O2 Informes de Gestión
En la División Administrativa:
DA-O2 InformesDA-O2-O1 Informes de Actividades
DA-O2-O2 Informes de Gestión
En la División Financiera:
DF-O2 Informes
DF-O2-O1 Informes de Actividades
DF-O2-O2 Informes de Gestión
DF-O2-O3 Informes a Organismos de Control.
El sistema alfanumérico también puede emplearse para ordenar la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. En estesistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán separables, siempreestarán asociados. Por ejemplo, los contratos de prestación de servicios puedenordenarse con base en el año de celebración del contrato y el nombre delcontratista, así:
2003 ACOSTA PÉREZ, Carlos José
2003 CASTRO GIL, Ana María
2004 ALZATE LOPERA, Juan Manuel
2004 ZAPATA GODOY, Luz Amparo
Los sistemas numéricos representan el ordenamiento basado en números; éstos se usan para rotular las guías, subguías, carpetas e índice. El principio numérico se considera indirecto porque en el momento de archivar y/o localizar un documento se requiere consultar una base de datos, un índice o un registro numérico, para determinar el número que le corresponde.
Sistema NUMÉRICO
Consiste en asignar a cada individuo, firma o asunto (según la serie documental)un número en forma progresiva. Con esta numeración se identifican las unidades de conservación que conforman una serie documental.
Cuando los documentos obedecen a numeraciones consecutivas (como facturas, órdenes de compra, pedidos, remisiones, pólizas, resoluciones, Acuerdos, Ordenanzas, entre otros.) se disponen en las respectivas unidades de conservación en forma progresiva, obedeciendo a la numeración que los identifica.
SISTEMA ALFABÉTICO
Se apoyan en una base de conocimiento universal: el Alfabeto. Tienen como fundamento el orden alfabético de todas las letras del nombre o del asunto, Es un sistema directo porque los documentos se pueden consultar y archivar en las gavetas del archivador directamente (carpeta,bolsa, legador, entre otros).
Reglas para ordenar alfabéticamente:
-se usan directa o indirectamente en casi todos los sistemas de archivar, pues constituyen la base fundamental de todos los sistemas. Existen varias reglas básicas para clasificar, las cuales son de uso universal. Aquí se estudiarán las mas usadaen nuestro país.
Reglas de clasificación:
1- Nombres de individuos. Se invierte el nombre de cada individuo, considerando en primer lugar el apellido paterno, seguido del nombre de pila y en tercer lugar el segundo nombre o inicial, si existiere. Ejemplo: Maria Elena Salas. quedará así:
- Apellido, en este caso, Salas;
2- Nombre de pila: María;
3- Segundo nombre: Elena;
- es decir quedaría así: Salas, María Elena, siempre la inversión del nombre debe ir precedida por una coma. ( Si aparecen los dos apellidos, el apellido materno constituiría la segunda unidad de archivo, es conveniente aclarar que Unidad de archivo ES CADA PALABRA, NOMBRE, LETRA O SIGLA QUE APAREZCA EN EL NOMBRE DE UN INDIVIDUO, EMPRESA O INSTITUCIÓN.
Los sistemas de ordenamiento alfabético son:
- onomástico
- Alfabético por Asuntos o temático
- Alfabético Geográfico
Onomástico
-Este sistema se utiliza para ordenar nombres, los cuales pueden ser:
- Nombres de Personas Naturales: según el Código Civil, “son personas naturales todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición .
- Nombres de Razones o Firmas Sociales: Es el nombre bajo el cual se conoce la empresa. Este corresponde al Registro en la Cámara de Comercio.
*Para la ordenación de nombres deben aplicarse las reglas que se describen a continuación:
- Reglas para Ordenar Nombres de Personas Naturales El Código Civil establece que “toda persona tienen derecho a su individualidad y por consiguiente, al nombre que por Ley le corresponde. Este comprende, el nombre, los apellidos y en su caso el seudónimo”.Si interpretamos esta definición para fines de archivo, los nombres de las personas naturales constan de dos unidades: los nombres de pila y los apellidos(paterno y materno).
Primera regla:
Los nombres de individuos constan de dos unidades:
-Primera Unidad: apellidos,
-Segunda Unidad: nombres.
*Cada unidad está compuesta por elementos, ejemplo:
El primer apellido es el primer elemento de la primera unidad y es la palabra de orden.
Algunas personas únicamente llevan un solo apellido, en tales casos la primera unidad solo tendrá un elemento. Igual sucede con los nombres.
- Para ordenar es necesario comparar letra por letra, como se observa en el ejemplo siguiente; esto es, siguiendo un total y correcto orden alfabético:
- Los apellidos se separan con una coma (,) de los nombres de pila.
veamos como queda:
- Las guías telefónicas utilizan los siguiente criterios para ordenar los nombres de individuo:
Segunda regla
Si los nombres tienen la primera unidad igual se considera la segunda
ejemplo
tercera regla
Si los nombres de individuos son totalmente iguales, se considerará el documento de identidad respectivo para diferenciarlos.. Este nuevo dato no representa una unidad, sino un elemento adicional, para poder realizar el ordenamiento.
Ejemplo:
Apellidos con prefijo y apellidos compuestos: las preposiciones,contracciones, artículos y otras voces que hacen parte de algunos apellidos, no se consideran elementos separados dentro de cada unidad, sino que hacen parte integral de cada elemento.
Ejemplo:
Carlos Díaz -Granados Pérez
Carlota Cuesta-Duque
Rafael García-Herreros Gil
Abelino Del Corral Rojo
Leopoldo De la Ossa Pardo
Alonso De la Barrera Cano
Leonel De León León
Belinda De Bedout Bedoya
Reina De los Reyes Rey
Dalia De la Rosa
Leonela D´León Bravo
Angélica D´Angelo Ángel
Abel De la Pava Colorado
Reglas para Ordenar Nombres de Razones o Firmas Sociales:
Según el Código Civil, “se llama persona jurídica una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles, y de ser representada judicial y extrajudicialmente”.Las reglas para razones o firmas sociales, se refieren no solo a las personas jurídicas, sino a toda actividad económica organizada con fines de lucro o sin ellos.
primera regla
los nombres de las razones o firmas sociales se ordenan tal como aparecen registrados.
Reglas para Ordenar Nombres de Razones o Firmas Sociales:
Según el Código Civil, “se llama persona jurídica una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles, y de ser representada judicial y extrajudicialmente”.Las reglas para razones o firmas sociales, se refieren no solo a las personas jurídicas, sino a toda actividad económica organizada con fines de lucro o sin ellos.
primera regla
los nombres de las razones o firmas sociales se ordenan tal como aparecen registrados.
Reglas para Ordenar Nombres de Razones o Firmas Sociales:
Según el Código Civil, “se llama persona jurídica una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles, y de ser representada judicial y extrajudicialmente”.Las reglas para razones o firmas sociales, se refieren no solo a las personas jurídicas, sino a toda actividad económica organizada con fines de lucro o sin ellos.
primera regla
los nombres de las razones o firmas sociales se ordenan tal como aparecen registrados.
- Esta norma se aplica a toda clase de empresas como hospitales, hoteles,restaurantes, tabernas, librerías; instituciones religiosas, civiles, políticas, militares,educativas, oficiales o privadas.
*Las empresas tienen tantas unidades como resulten, salvo el caso de los artículos,preposiciones y conjunciones que no se consideran como unidades de clasificación. Los artículos serán considerados únicamente cuando vayan al comienzo de la razón social.
segunda regla
En las razones o firmas sociales se debe evitar toda abreviatura que pueda inducir a error, salvo que esté registrada en esa forma, igualmente, debe evitarse el abuso de siglas. Cuando la empresa no sea conocida por su sigla, ésta se puede colocar al final, entre paréntesis como un dato aclaratorio.
tercera regla
Cuando en el nombre de una empresa existen números, deben tratarse como si estuvieran escritos en letras. Sin embargo, cuando en el nombre de una razón social existe un número que es consecutivo, como es el caso de notarías,juzgados, almacenes en cadena, entre otros, éste conserva el orden y la escritura numéricos.
cuarta regla
Cuando los nombres completos de personas naturales forman parte de la razón social, se toma como unidad de orden el primer apellido.
4 comentarios - Sistemas de ordenación documental
Amparo - mayo 30, 2017 at 1:44
hecho
Yuliana - julio 30, 2021 at 7:43
como puedo escribir ¨Kiosco Fuentes 14¨ en la tercera regla
Oveida - agosto 16, 2023 at 9:45
Como puedo Aser ejemplos del sistema de ordenación por nombres ?
fredis enrique gandara - octubre 10, 2024 at 3:44
consejo municipal de valledupar